Databehandling og personvern

1. Hvem har ansvar

Skolen bestemmer hvorfor opplysninger om ansatte og vikarer behandles i VikarVinduet. Skolen er behandlingsansvarlig, mens Dalstein Systemer ENK leverer tjenesten og behandler opplysningene etter skolens instrukser.

Dalstein Systemer er behandlingsansvarlig for opplysninger på den offentlige nettsiden, demohenvendelser, kundekontakt og sikker drift av tjenesten.

2. Opplysninger i VikarVinduet

• Navn, adresse, e-post, telefon, rolle, arbeidssted og organisasjonstilknytning.
• Fravær, timeplan, tilgjengelighet, kompetanse, forespørsler og oppdrag.
• For vikarer i oppstart: fødselsnummer, bankkonto, pårørende, politiattest og dokumenter skolen ber om.
• Arbeidstimer som vises eller overføres til Tidsportal.
• Varsler, leveringsstatus, push-token, innlogging, sikkerhets- og aktivitetslogger.

Fraværsgrunn, fritekst og vedlegg kan inneholde helseopplysninger. Skriv ikke opplysninger om helse, elever eller andre personer hvis skolen ikke trenger dem for å behandle saken.

3. Hvorfor opplysningene behandles

Skoleopplysningene brukes til å administrere kontoer og tilganger, registrere fravær, finne og kontakte vikarer, følge opp oppstart, sende varsler og registrere arbeidstimer. Skolen er ansvarlig for behandlingsgrunnlaget.

Når du selv ber om demo eller sender oss en melding, bruker Dalstein navn, kontaktinformasjon, organisasjon og meldingen for å svare og følge opp henvendelsen manuelt. Vi måler ikke hvilke sider eller roller du bruker i demoen, og sender ingen automatisk oppfølgingsmail.

4. Hvem som mottar opplysninger

Tilgangen inne i tjenesten følger rollen og skolen din. Dalstein selger ikke opplysninger og bruker ikke skoledata til markedsføring.

VikarVinduet bruker Webhuset til serverdrift, Sveve til SMS, Google Firebase og Apple til pushvarsler, Better Stack til enkelte feillogger og Google Drive til klientkrypterte sikkerhetskopier. Tidsportal mottar opplysninger og arbeidstimer når skolen har slått på integrasjonen. Skolen kan få det oppdaterte leverandørregisteret fra Dalstein.

5. Lagring og overføring

Serveren og de aktive filene ligger i Norge. Krypterte sikkerhetskopier kan ligge hos Google utenfor EØS. Krypteringen skjer før opplasting, og Google har ikke nøkkelen. Dalstein dokumenterer behandlingssted og overføringsgrunnlag i leverandørregisteret og databehandleravtalen.

• Skolen fastsetter hvor lenge skoledata skal ligge i VikarVinduet.
• Politiattestfilen slettes automatisk seks måneder etter aktivering.
• Sendt e-postinnhold tømmes fra utboksen etter sju dager; metadata slettes etter tolv måneder.
• Lokale driftslogger beholdes i 180 dager. Better Stack beholder feillogger i tre dager.
• Demohenvendelser skal slettes senest 90 dager etter siste kontakt hvis dialogen ikke går videre.

Ved avtaleslutt velger skolen om data skal leveres tilbake eller slettes. Data i sikkerhetskopier faller ut ved den dokumenterte rotasjonen.

6. Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og utlevering av egne opplysninger. Du kan også protestere når behandlingen bygger på en berettiget interesse og klage til Datatilsynet.

Krav om skoledata avgjøres av skolen. Dalstein kan ta imot kravet, kontrollere identiteten din og utføre skolens skriftlige instruks. Krav om demo, nettside eller Dalsteins kundekontakt behandles av Dalstein.

7. Sletting av konto

Du kan be om sletting på to måter:

• Logg inn, åpne Min profil og velg Slett kontoen.
• Send e-post fra den registrerte adressen til post@vikarvinduet.no.

En konto kan være knyttet til flere skoler. Dalstein samordner derfor kravet med skolen eller skolene før hele kontoen slettes. Opplysninger som skolen lovlig må beholde, skilles fra resten og brukes ikke til nye formål.

8. Lagring på enheten din

Vi bruker ingen analyseverktøy eller annonsering. Nødvendig lagring holder deg innlogget, husker samtykkevalget og driver den åpne demoen. Valgfrie huskelapper lagres bare hvis du sier ja, og slettes når du trekker samtykket.

Demoens kontaktopplysninger lagres bare i den åpne fanen og forsvinner når fanen lukkes. Demoens midlertidige handlinger sendes ikke til Dalstein.

9. Sikkerhet

Dalstein bruker blant annet kryptert overføring, rolle- og organisasjonsstyrt tilgang, sikre sesjoner, sikkerhetskopier og logging. Fødselsnummer, bankkonto og politiattestfiler krypteres særskilt. Ingen løsning kan fjerne all risiko, og Dalstein følger en egen rutine for sikkerhetsbrudd.

10. Kontakt

Dalstein Systemer ENK · org.nr. 937 872 542 MVA · Enhetsregisteret · Granstangen 30B, 1051 Oslo · post@vikarvinduet.no